Citas canceladas: Cómo los centros médicos han recuperado el 80% | Libro blanco de gestión hospitalaria 2020

Las citas canceladas son una gran pérdida de recursos y tiempo que, además afecta al coste de oportunidad perdido y a las finanzas de los centros médicos. En este año marcado por la pandemia, la estadística de cancelaciones de citas concertadas en centros médicos, se ha visto incrementada con respecto a la media de otros años. Los datos analizados nos permiten afirmar que los más de 400 centros que gestionan sus citas a través de nuestro sistema de notificación interactiva han recuperado más del 80% de las citas canceladas.

Conclusiones de  nuestro “Libro blanco de gestión de notificaciones en centros médicos de este 2020”

  • La inasistencia a las citas médicas en España se sitúa de media en el 20%.
  • Se calcula unas pérdidas de alrededor de 3 millones de euros al año por centro hospitalario.
  • Los  más de 400 centros que disponen de notificación interactiva  ( SMSBoomerang)  han recuperado alrededor del 80% de las citas.

Así hemos recuperado más del 80% de citas canceladas o no presentadas, con nuestros sistema interactivo de notificación de citas por sms para centros médicos ( Ver demo gratuita del sistema )

Demo GRATIS smsboomerang

Cómo recuperar citas canceladas

  1. Sincronizar unidades informáticas con la notificación.
  2. Habilitar la posibilidad de cancelación en recordatorio.
  3. Ofrecer redirección a cita online para las citas que cancele el paciente.
  4. Recordando la cita en periodos de forma sistemática y pedir confirmación de acto de presencia
  5. Pautas a enviar en el mensaje de cita : incluir enlace hacia una página en la que el paciente tiene las siguientes opciones:
    -Confirmar cita
    -Anular cita
    -Solicitar cita en una nueva fecha que el personal del centro gestionará
    -Llamar directamente al centro médico para hablar con su personal

 

Las citas canceladas  son uno de los principales talones de Aquiles de los centros médicos.

 

 

Los centros rescatan cada año una media de 3 millones gracias a la recuperación interactiva de la cita. La cita cancelada, además suele implicar cambio de centro médico por cercanía o desistimiento.

Cuánto pierden los centros a causa de las citas canceladas ( Estudios)

La Agencia Sanitaria Costa del Sol realizó un estudio para medir cuál era el coste económico que el absentismo de los pacientes le suponía en los tres centros médicos que conforman la agencia. Durante 12 meses, y con una inasistencia que alcanzaba el 14% (400.700 citas abandonadas), las pérdidas económicas superaban los 3 millones de euros.En un estudio realizado durante solo cinco días en el Complejo Hospitalario Universitario de Albacete (CHUA), y en el que se alcanzó un 15% de absentismo en las citas de las consultas externas especializadas, se aprecia que la pérdida económica durante esos cinco días asciende a casi 42.000 euros. Realizando una extrapolación anual, se puede apreciar que el coste que supone el absentismo al CHUA cada año supera los 3,5 millones de euros. La cifra de citas canceladas incluso llega a superar el 20% en algunos lugares del país. El absentismo a las consultas médicas perjudica al resto de pacientes que se encuentran en lista de espera y ven ralentizada su atención. Mientras que otros pacientes dejan el hueco vació de una cita que ellos podrían usar. Perjudica también a los trabajadores de los centros sanitarios, que se encuentran con horas muertas que no pueden usar para tratar a otros enfermos. Pero el mayor perjuicio que se produce, y que nos afecta a todos de forma indirecta, es el económico.

coste-absentismo-pacientes- cancelacion de citas

Coste de la cancelación de citas

¿Porqué cambian o cancelan  la cita ?

Cuando un paciente no acude a una cita médica sin previo aviso genera una serie de contratiempos en el centro sanitario, ya que se desaprovechan los recursos humanos, tanto administrativos como clínicos y se aumentan las listas de espera. Estos son los motivos:

  • Imprevistos de última hora.
  • Olvido de citas programadas con días o semanas de antelación.
  • Confusión sobre la fecha/hora
  • Dificultad para contactar con el centro telefónicamente.
  • Resolución de los síntomas.

Distintos estudios señalan que la inasistencia a las citas médicas en España se sitúa entre el 12 y el 19%, lo que supone un grave problemas que las organizaciones sanitarias deben paliar. Para que los pacientes sean conscientes de esta problemática, hay que hacerles saber que los centros de salud necesitan su colaboración para gestionar adecuadamente los recursos sanitarios, pero al mismo tiempo hay que facilitarles un canal sencillo para que puedan confirmar o cancelar una cita.

 

Beneficios de optimización de recursos sanitarios a través de SMS

  • Es el canal más seguro
  • El 89% abren el SMS en los primeros minutos
  • En el primer minuto se recupera hasta un 8% de la cancelación
  • El sistema consigue un 95% de interacción

El SMS se ha revelado como el canal más seguro y eficaz para llegar a la población dado que el teléfono móvil está totalmente integrado en nuestro día a día. La efectividad del SMS es comparable al de las llamadas telefónicas, pero con un coste mucho menor.

El 89% de los usuarios abren un SMS en los primeros minutos. Enviando un recordatorio  se consigue recuperar un 7,8% de las citas.

En el caso de un centro de salud en el que se ha tomado una muestra en un espacio concreto de tiempo, de 2861 mensajes con recordatorio de citas enviados empleando el servicio SMBoomerang  para la gestión de citas médicas, 2712 receptores interactuaron con el enlace, lo que supone un 94,79% de interacción.

Un 4,68% de los pacientes (127), comunicaron la cancelación de cita con tiempo suficiente para que el centro pudiera optimizar la agenda y un 2,32% de ellos (63), solicitaron modificarla, con lo que su turno se ocupó con otro paciente y se reprogramó una nueva en la fecha requerida por el cliente.

 

Cómo funciona SMSBoomerang

SMSBoomerang es un recordatorio de cita por SMS  que 160World pone a disposición de los centros médicos para ayudar a realizar una gestión de sus citas mucho más efectiva, disminuyendo el absentismo. 

Mediante un SMS, los clientes serán informados de que en 24-48 horas tienen una cita médica en su clínica a la que acudir. SMSBoomerang acompañará dicho mensaje con un enlace hacia una página diseñada para móviles en la que el paciente tiene las siguientes opciones:

-Confirmar cita
-Anular cita
-Solicitar cita en una nueva fecha que el personal del centro gestionará
-Llamar directamente al centro médico para hablar con su personal

El paciente puede elegir la opción que mejor le convenga en ese momento. SMSBoomerang envía en tiempo real al centro sanitario la información que el usuario ha proporcionado, ayudando a cuadrar agendas y anticiparse a las posibles ausencias.

Los beneficios de implementar un sistema de gestión de citas como SMSBoomerang en el sector sanitario están sobradamente demostrados. Es económico, con planes que se adaptan a las diferentes necesidades; ahorra costes, permite optimizar los recursos humanos con tareas más productivas y aporta valor a la compañía, se empodera al paciente puesto que se sienten parte del proceso, es accesible y realmente sencillo de utilizar.

Puedes comprobar cómo funciona enviándote un SMS a través de esta demo que recrea un escenario real: VER DEMO

En este vídeo explicativo se resume gráficamente cómo funciona SMSBoomerang:

 

La cancelación de citas supone pérdidas millonarias

REPROGRAMACIÓN DE CITAS EN TIEMPOS DE PANDEMIA

La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 ha hecho que los centros médicos, desde consultorios o clínicas hasta hospitales, se hayan visto en la necesidad de disminuir el número de citas ya programadas con los pacientes para atender a los enfermos por coronavirus. 

Reprogramación de citas en tiempos de pandemiaTambién se está dando el caso de pacientes que acuden a una cita prevista por presentar síntomas de COVID cuando aconseja quedarse en casa, si su estado no es de gravedad, para prevenir una mayor expansión de la enfermedad.

Ante lo complicado de la situación y el colapso de los organismos sanitarios se ha visto que poder reprogramar de manera eficaz todas estas citas pospuestas ha sido, y sigue siendo, uno de los grandes retos a los que se enfrenta el sector de la salud en la actualidad.

El servicio SMSBoomerang de 160World, a través del módulo de reprogramación, cumple la doble función de informar al paciente que una cita prevista para una fecha determinada ha sido cancelada y no se podrá celebrar, así como la propuesta de una nueva cita, con una nueva fecha hora, que el paciente deberá confirmar o rechazar si no pudiera acudir.

El formulario que se envía al usuario es personalizable para cada centro, que puede adaptarlo con su imagen corporativa. La información recogida se envía al centro médico en tiempo real, clave para una rápida reprogramación de la cita, evitando tiempos de demora y colapsos en las salas de espera. En definitiva, se trata de una solución que ofrece muchas ventajas competitivas para el centro y personal sanitario, y beneficia a su vez la calidad de la atención al paciente.

Claves tecnológicas y funcionales de un servicio de videoconsulta

La crisis provocada por la expansión de la COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad de ofrecer alternativas a las consultas médicas tradicionales. Esto ha significado un desafío sin precedentes para los sistemas de salud que ha encontrado en la tecnología el gran aliado que está haciendo posible la generalización de la videoconsulta para evitar contagios.

VIDEO CONSULTA 160WORLDLas videoconsultas aportan valor clínico, tanto para el paciente como para los profesionales facilitando la continuidad de la atención, especialmente en los momentos en los que no ha sido posible desplazarse hasta el hospital o centro médico. No solo esto, también han permitido humanizar el aislamiento social que hemos vivido, acercándonos virtualmente.

 

Necesidad de emplear una plataforma de videoconsulta segura

Prácticamente todos tenemos en nuestras casas los dispositivos necesarios para atender una videoconsulta. Para poder realizarla, tan solo bastará con disponer un smartphone, una tablet o un ordenador con conexión a Internet, por lo que es técnicamente asequible a todos los niveles.

No obstante, el centro médico debe asegurarse de ofrecer a sus usuarios una plataforma de videoconsultas segura, con todas garantías de calidad y seguridad en la protección de datos que el ámbito de la salud requiere.

El uso de plataformas de comunicación por video gratuitas, que se han vuelto muy habituales desde el periodo de confinamiento, no son recomendables en el campo de la salud. La mayoría han diseñadas originalmente para un propósito diferente y pueden requerir descargas de software y la creación de cuentas de usuario, lo que supone mayor complejidad para el paciente.

Para la realización de videoconsultas médicas lo más aconsejable es utilizar una plataforma segura que contenga todas las medidas de protección establecidas por la normativa de protección de datos, así como cifrado de la información para que no pueda ser interceptada y evitar caer en infracciones.

Por tanto, es recomendable recurrir a soluciones diseñadas de forma específica para videoconsultas médicas como es el caso de 160WorldMeet.

 

160WorldMeet, servicio integral con todas las garantías

Nuestro servicio de videoconsultas 160WorldMeet es una herramienta de rápido despliegue, muy sencilla de implantar y utilizar, y altamente efectiva para la comunicación médico-paciente.

Destaca por su seguridad y la calidad de las comunicaciones, estando éstas encriptadas de extremo a extremo, para preservar la información confidencial. Las políticas de validación de acceso, con enlaces únicos y efímeros para cada participante, avalan el cumplimiento de la normativa de protección de datos GDPR.

El empleo de Web RTC, un estándar abierto para integrar capacidades de comunicación multimedia en tiempo real directamente en el navegador web, garantiza, simplemente con una conexión a Internet 4G o Wifi, la calidad de la comunicación, y además hace posible que el paciente no tenga que realizar ninguna instalación en sus dispositivos (teléfono móvil, tablet u ordenador) para acceder al servicio.

La disponibilidad del servicio es inmediata y no contempla costes de configuración ni costes fijos mensuales, únicamente pago por uso, incluyendo las notificaciones por email y SMS para confirmar y recordar citas al paciente.

 

¿Quiere probar 160WorldMeet?

Si está interesado en conocer más acerca del funcionamiento y todas las posibilidades de 160WorldMeet, reserve una sala de videoconsulta real con nosotros y le explicaremos directamente las características de nuestro servicio AQUI.

VIDEOCONSULTA MEDICA

 

Además, disponemos de una API Key para desarrolladores que deseen probarlo antes de adquirirlo con una capa gratuita suficiente para comprobar todas las ventajas que aporta el servicio.

La importancia de proteger la seguridad y la privacidad en las comunicaciones

Como pacientes tenemos derecho a la confidencialidad y privacidad de nuestros datos y citas médicas, a la vez que la protección de la información personal de los usuarios es una obligación para todos aquellos profesionales que trabajan en servicios de salud.

SMS privadoDebido a la importancia y delicadeza que tienen los datos personales sanitarios, su protección debe ser mucho más exhaustiva que con cualquier otra información. No obstante, a veces somos los propios pacientes los que no somos del todo cuidadosos en este aspecto. No es raro que en muchas ocasiones dejemos nuestro teléfono móvil a la vista de otras personas, exponiendo sin querer información confidencial que no nos gustaría que conocieran los que nos rodean.

A nadie nos agradaría recibir una notificación de SMS que mostrara en la pantalla de nuestro teléfono móvil un recordatorio de una cita médica que forme parte de nuestra más estricta intimidad, por lo que proteger esta información es responsabilidad de todos.

 

Garantizando la privacidad de los mensajes con SMSPrivado

Conscientes de que los datos de salud se sitúan en la esfera más íntima de la persona, en 160World nos esforzamos por ofrecer soluciones que ayuden a las organizaciones sanitarias a mantener en privado la información de carácter médico de los pacientes.

Por este motivo hemos desarrollado el servicio SMSPrivado mediante el cual el contenido de los mensajes que recibe un paciente por parte de un centro de salud está cifrado en origen. Lo único que aparecerá en la pantalla de su teléfono será la notificación “Tiene un mensaje privado” y un enlace que, previa validación por su parte, le mostrará el contenido del SMS.

Con el empleo de este servicio, la privacidad del mensaje está garantizada ya que la información confidencial no está visible para nadie que no sea el destinatario al que va dirigido, a la vez que se puede acreditar cuándo se abrió el mensaje por primera vez.

 

Ventajas del servicio SMSPrivado

El objetivo que perseguimos en 160World es ser el partner de referencia del sector sanitario con nuestras herramientas que buscan facilitar a los profesionales de la salud una interacción sencilla, eficaz y segura con sus pacientes.

SMSPrivado, nuestro servicio de valor añadido para proteger la privacidad de las comunicaciones con los usuarios, garantiza importantes beneficios a los centros médicos en cuanto a facilidad de uso e implementación. Además, el pago es únicamente por uso, sin costes de configuración ni gastos fijos mensuales.

El servicio no se limita a la barrera de los 160 caracteres de un SMS clásico, si no que permite incluir textos de hasta 480 caracteres sin costes añadidos. Además, el mensaje es efímero, con una vida útil de únicamente 48 horas. Transcurrido este periodo el mensaje caducará y ya no será visible.

SMSPrivado, al igual que todos nuestros servicios de notificaciones, está totalmente integrado en el ecosistema de 160World. Su consumo se realiza mediante la API principal, creada por nuestros desarrolladores a partir de estándares abiertos. Dada nuestra experiencia, sabemos que nuestros clientes tienen que estar seguros de los niveles de servicios y funcionalidades que ofrecemos. Por este motivo ofrecemos una prueba gratuita de todos nuestros servicios – en el caso de SMSPrivado incluye 100 SMSPrivados que el cliente podrá decidir cuándo quiere utilizar – para que puedan evaluarlos antes de consumirlos.

Si quiere comprobar de primer mano cómo funciona el servicio SMSPrivado puede hacerlo desde nuestra página web, https://www.160world.com/#section-smsprivado o bien enviando un SMS al número de teléfono 960 160 124 con la palabra DEMO.

probar smsprivado

 

 

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